HubSpot + Procountor integraatio: miten myynti, laskutus ja raportointi saadaan samaan putkeen

HubSpot ja Procountor elävät monessa yrityksessä eri todellisuuksissa. HubSpotissa seurataan liidejä, tarjouksia ja asiakkuuksia. Procountorissa hoidetaan laskutus, kirjanpidon pohjadata ja talouden rutiinit. Ongelma syntyy siinä välissä, eli kohdassa jossa kauppa on voitetty mutta tieto ei liiku kunnolla eteenpäin.

Seuraukset ovat tuttuja. Myynti merkitsee diilin voitetuksi, mutta laskutus ei käynnisty. Asiakkaan laskutusosoite elää CRM:ssä yhdessä muodossa ja taloushallinnossa toisessa. Raportointi näyttää yhtä aikaa kahta eri totuutta, ja joku yrittää paikata tilannetta Excelillä.

Mitä HubSpotin ja Procountorin välillä yleensä kannattaa synkronoida?

Kaikkea ei pidä kopioida kaikkialle. Yleensä järkevin malli on se, että HubSpot omistaa myynnin tilannetiedon ja Procountor omistaa taloushallinnon tapahtumat.

Tyypillinen synkronoitava kokonaisuus sisältää nämä:

• yrityksen ja yhteyshenkilön perustiedot
• laskutusosoite ja y-tunnus
• voitetun diilin avaintiedot
• tuotteet tai laskutusrivit sovitulla rakenteella
• laskun numero, tila ja eräpäivä takaisin CRM:ään näkyville
• mahdolliset maksutilanteeseen liittyvät statuskentät raportointia varten

Jos jokaista kenttää yritetään pitää kaksisuuntaisesti samana, projekti muuttuu nopeasti raskaaksi. Siksi pitää päättää, kummassa järjestelmässä tieto syntyy ja kummassa sitä vain käytetään.

Missä kohtaa integraatiot menevät yleensä pieleen?

Yleisin virhe on tämä: integraatio rakennetaan tapahtuman ympärille, mutta liiketoimintalogiikka jätetään auki. Esimerkiksi voitetun diilin perusteella luodaan lasku, mutta ei sovita mitä tapahtuu jos diilin arvo muuttuu myöhemmin, maksueriä on useita tai asiakas haluaa laskun eri yhtiölle kuin tarjouksessa.

Toinen tavallinen ongelma on tuotteistus. HubSpotin tuotteet ja Procountorin tuotteet eivät välttämättä vastaa toisiaan yksi yhteen. Jos mappaus on epäselvä, laskurivit alkavat hajota, ALV-käsittely menee mutkalle tai raportointi menettää järkensä.

Kolmas ongelma liittyy vastuisiin. Kun lasku ei synny, kuka huomaa sen? Myynti, talous vai automaatio? Ilman lokia ja ilmoituksia virhe huomataan usein vasta liian myöhään.

Yksi toimiva perusmalli

Monelle pk-yritykselle riittää tämä rakenne:

1. Diili voitetaan HubSpotissa

Tässä vaiheessa tarkistetaan, että pakolliset tiedot ovat olemassa: y-tunnus, laskutusosoite, vastuuhenkilö, tuotteet tai palvelurivit.

2. Integraatio validoi datan

Jos jotain puuttuu, tapaus ei mene eteenpäin sokkona vaan palautuu myynnille täydennettäväksi.

3. Asiakas ja laskutuspohja siirtyvät Procountoriin

Uusi asiakas luodaan tarvittaessa, olemassa oleva haetaan tunnisteella ja laskutusrivit muodostetaan sovitun logiikan mukaan.

4. Laskun status palautuu HubSpotiin

Myynti näkee suoraan CRM:stä onko lasku luonnoksena, lähetetty vai erääntynyt. Tämä vähentää turhaa kyselyä taloustiimille.

5. Raportointi rakennetaan samoista statuksista

Kun CRM ja taloushallinto katsovat samaa putkea, voidaan seurata paljonko voitettua myyntiä on laskutettu, paljonko odottaa ja missä kohtaa putki sakkaa.

Mitä hyötyä tästä käytännössä tulee?

Ensimmäinen hyöty on nopeus. Laskutus ei jää kiinni siihen, että joku muistaa siirtää tiedot eteenpäin. Toinen hyöty on läpinäkyvyys. Myynti näkee missä vaiheessa lasku menee, eikä joudu arvailemaan. Kolmas hyöty on raportointi. Voitetun myynnin, laskutuksen ja rahavirran välinen yhteys näkyy paljon aikaisempaa paremmin.

Tämä on erityisen arvokasta silloin, kun yrityksellä on pitkä myyntisykli, useita vastuuhenkilöitä tai paljon kuukausittaista toistuvaa laskutusta.

Kannattaako integraatio tehdä valmiilla työkalulla vai räätälöidä?

Usein perusratkaisu voidaan toteuttaa työnkulkualustalla, jos rajapinnat riittävät ja liiketoimintalogiikka on selkeä. Jos taas väliin tarvitaan paljon validointia, monimutkaista laskentalogiikkaa tai useita poikkeuspolkuja, kannattaa harkita vahvempaa välikerrosta.

Kysymys ei ole siitä mikä näyttää teknisesti hienoimmalta, vaan siitä mikä on luotettavin ylläpitää vuoden päästä.

Jos HubSpot ja Procountor ovat teillä vielä erillisiä saarekkeita, suosittelen lukemaan myös artikkelin Järjestelmäintegraatio yritykselle. Jos taas haluatte suunnitella kokonaisuuden suoraan käytäntöön asti, palvelu Järjestelmäintegraatiot yrityksille on siihen oikea paikka.

Yhteenveto

HubSpotin ja Procountorin integraation tarkoitus ei ole vain säästää muutama klikkaus. Sen tarkoitus on poistaa kitka myynnin ja taloushallinnon välistä, nopeuttaa laskutuksen käynnistymistä ja tehdä raportoinnista luotettavampaa.

Kun tiedätte mikä järjestelmä omistaa minkäkin tiedon, mitä siirretään ja milloin, integraatio pysyy hallittavana. Kun nämä jätetään auki, lopputuloksena on yleensä kallis ja epäselvä välimalli, jota kukaan ei oikein omista.