Catering-tilausten vastaanotto puhe-AI:lla

Catering-tilaus näyttää ulospäin yksinkertaiselta: asiakas soittaa ja kertoo tarvitsevansa ruokaa tapahtumaan. Käytännössä puhelussa pitäisi saada talteen monta asiaa oikein. Päivämäärä, kellonaika, paikka, henkilömäärä, tarjoilutapa, budjetti, allergiat, erityisruokavaliot, astiat, kuljetus, henkilökunta ja laskutustiedot. Jos yksikin kohta jää epäselväksi, keittiö saa myöhemmin selvittää sotkua.

Puhe-AI sopii tähän yllättävän hyvin, koska tilauksen alkuvaihe on lomakemainen mutta keskusteleva. Asiakas ei halua täyttää kaavaketta. Hän haluaa kertoa tarpeensa omin sanoin. AI voi kuunnella, kysyä puuttuvat tiedot ja muodostaa niistä siistin tarjouspyynnön.

Miksi catering-puhelut kuormittavat?

Catering-yrityksessä puhelu tulee usein juuri väärään aikaan. Lounas on kesken, autoa lastataan tai seuraavan päivän tilauksia valmistellaan. Puheluun vastataan nopeasti, mutta muistiinpanot jäävät vajaiksi. Myöhemmin huomataan, ettei kukaan kysynyt, onko tilaisuus sisällä vai ulkona. Tai moniko tarvitsee gluteenittoman vaihtoehdon.

AI voi ottaa puhelun vastaan, vaikka myynti tai keittiö ei ehdi. Se ei lupaa lopullista tarjousta, jos hinnat tai saatavuus pitää tarkistaa. Se kerää tiedot ja kertoo asiakkaalle, milloin ihminen palaa asiaan. Tämä on paljon parempi kuin “laita sähköpostia”, jonka asiakas ehkä laittaa, ehkä ei.

Tilausrungon pitää olla tarkka

Hyvä catering-AI ei kysy kaikkea mahdollista. Se kysyy sen, mitä tarjous tai tilaus oikeasti tarvitsee. Tilausrungossa voi olla esimerkiksi:

• tapahtuman päivämäärä ja kellonaika
• toimitusosoite ja mahdollinen nouto
• henkilömäärä ja arvioitu ikäryhmä
• tarjoilun tyyppi: buffet, kokouspaketti, cocktail, juhlaillallinen
• ruokavaliot ja allergiat
• budjetti tai toivottu hintataso
• astiat, tarjoilijat ja siivous
• laskutustiedot ja yhteyshenkilö

Kun nämä tulevat samaan muotoon joka kerta, tarjousprosessi nopeutuu. Keittiö ei joudu lukemaan kolmen kappaleen vapaamuotoista viestiä ja arvaamaan, mitä asiakas tarkoitti.

AI voi erottaa tilauksen ja tarjouspyynnön

Kaikki puhelut eivät ole samanlaisia. Osa asiakkaista haluaa vain alustavan hinnan. Osa on valmis tilaamaan, jos päivämäärä on vapaa. Osa kyselee vaihtoehtoja, koska ei vielä tiedä, millainen tilaisuus tulee.

AI:n pitää tunnistaa ero. Jos kyse on tarjouspyynnöstä, se kerää tiedot ja merkitsee asian myynnille. Jos kyse on vakioitu tuote, kuten kokousaamiainen 20 hengelle, AI voi ohjata tilauksen suoraan järjestelmään tai vahvistusjonoon. Jos asiakkaalla on epävarma kokonaisuus, AI voi ehdottaa, että ihminen soittaa takaisin.

Allergiat eivät ole sivuasia

Cateringissä allergiat ja erityisruokavaliot ovat tuotannon ydintietoa, eivät mukava lisäkenttä. Puhe-AI:n pitää kysyä ne selkeästi ja varmistaa vastaukset. “Onko joukossa allergioita tai ruokavalioita, jotka vaikuttavat valmistukseen?” on parempi kuin kiireinen “muuta huomioitavaa?”

Tiedot pitää myös viedä oikeaan paikkaan. Jos allergiat jäävät vain puhelun transkriptioon, niistä ei ole tarpeeksi hyötyä. Niiden pitää näkyä tarjouspyynnössä, keittiön työlistassa ja tarvittaessa kuljetuslapussa.

Mihin järjestelmiin puhe-AI kytketään?

Pieni catering-yritys voi aloittaa sähköposti- tai Trello-tyyppisellä työjonolla. Isompi tarvitsee integraation CRM:ään, tilausjärjestelmään tai tuotannonohjaukseen. Yksinkertainenkin malli toimii, kun jokaisesta puhelusta syntyy sama rakenne: asiakas, tapahtuma, ruoka, määrä, erityisehdot, deadline ja seuraava toimenpide.

Ensimmäinen pilotti

Cateringin ensimmäinen pilotti kannattaa rajata uusiin tarjouspyyntöihin ja ruuhka-aikojen vastaamattomiin puheluihin. AI ottaa tiedot vastaan, lähettää asiakkaalle kuittauksen ja luo sisäisen työjonon. Ihminen tarkistaa hinnan ja saatavuuden ennen lopullista tarjousta.

Mittareiksi riittävät alussa vastaamattomien puheluiden määrä, tarjouspyyntöjen läpimenoaika, puuttuvien tietojen määrä ja se, kuinka moni puhelu johti oikeaan tarjoukseen. Jos data paranee, mukaan voidaan lisätä vakioitujen tilausten vahvistus ja automaattinen muistutus asiakkaalle ennen tapahtumaa.

Aisteri voi toteuttaa catering-yritykselle puhe-AI:n, joka tekee tarjouspyynnöistä käyttökelpoisia ilman että keittiö muuttuu puhelinkeskukseksi. Jos haluat kartoittaa sopivan tilausrungon, ota yhteyttä tai aloita konfiguraattorista.