Työhaastattelun esikarsinta AI-puhelulla

Työhaastattelun esikarsinta AI-puhelulla on järkevä silloin, kun varsinaiseen haastatteluun halutaan paremmat lähtötiedot ennen kuin kalenterista varataan 45 minuuttia. AI ei korvaa haastattelijaa. Se kysyy ennalta sovitut peruskysymykset, kokoaa vastaukset ja auttaa päättämään, kenen kanssa kannattaa jatkaa.

Tämä on eri asia kuin automaattinen hylkäyskone. Rekrytoinnissa vastuun pitää pysyä ihmisellä. AI-puhelun arvo on siinä, että se tekee alkuvaiheesta tasaisemman, nopeamman ja vähemmän riippuvaisen siitä, ehtiikö rekrytoija soittaa kaikille tiistaina ennen lounasta.

Tässä artikkelissa käydään läpi, miten AI-esikarsintapuhelu rakennetaan niin, että se auttaa sekä hakijaa että työnantajaa.

Mikä on AI-esikarsintapuhelun rooli?

Esikarsintapuhelun tehtävä ei ole selvittää kaikkea. Sen tehtävä on vastata muutamaan tärkeään kysymykseen ennen varsinaista haastattelua.

Esimerkiksi:

• täyttääkö hakija tehtävän pakolliset ehdot
• ymmärtääkö hakija työn sisällön ja työrytmin
• sopiiko aloitusaika
• osuuko palkkatoive edes suurin piirtein haarukkaan
• löytyykö kokemuksesta jotain, johon haastattelussa kannattaa palata
• onko hakijalla kysymyksiä, joihin pitää vastata ihmisenä

Kun nämä tiedot ovat valmiina, varsinainen haastattelu voidaan käyttää paremmin. Sen sijaan että ensimmäiset 15 minuuttia kuluvat käytännön asioihin, keskustelussa päästään motivaatioon, osaamiseen ja tiimiin sopivuuteen.

AI-puhelu sopii erityisesti tilanteisiin, joissa hakijoita on enemmän kuin haastattelupaikkoja. Jos hakijoita on kolme, automaatio on turhaa. Jos hakijoita on 150, se alkaa kiinnostaa.

Hyvä kysymysrunko on lyhyt

Esikarsintapuhelusta ei pidä tehdä pienoishaastattelua. Hakija ei jaksa 25 kysymystä koneen kanssa, eikä HR jaksa lukea 25 vastauksen transkriptia jokaiselta.

Toimiva runko sisältää yleensä 6–10 kysymystä. Osa voi olla kyllä tai ei -tyyppisiä, osa avoimia.

Esimerkki asiakaspalveluroolin rungosta:

1. Oletko edelleen kiinnostunut tehtävästä? 2. Milloin voisit aloittaa? 3. Voitko tehdä ilta- tai viikonloppuvuoroja? 4. Kerro lyhyesti kokemuksestasi asiakaspalvelussa. 5. Miten toimit, jos asiakas on vihainen eikä hyväksy ensimmäistä vastausta? 6. Mikä palkkataso vastaisi odotustasi? 7. Onko sinulla kysymyksiä tehtävästä tai rekrytointiprosessista? 8. Haluatko, että varataan aika seuraavaan keskusteluun, jos etenet jatkoon?

Avoimissa kysymyksissä AI:n tehtävä on kuunnella ja tiivistää, ei arvata persoonallisuutta. Vastauksesta voidaan poimia esimerkiksi konkreettinen kokemus, mainitut järjestelmät ja mahdolliset epäselvät kohdat.

Arviointia ei saa piilottaa mallin sisään

Rekrytoinnin AI-ratkaisussa houkutus on rakentaa yksi pisteytys: 87 pistettä, hyvä hakija. Tämä näyttää tehokkaalta ja on usein huono idea.

Parempi arviointirakenne on selitettävä:

• pakolliset ehdot täyttyvät tai eivät täyty
• käytännön saatavuus sopii tai ei sovi
• palkkatoive on haarukassa tai ei ole
• relevantti kokemus kuvataan tekstinä
• vastauksista nostetaan haastattelukysymyksiä
• AI ehdottaa jatkoa, mutta ei tee lopullista päätöstä

Esimerkiksi AI voi kirjoittaa yhteenvedon näin: Hakijalla on kaksi vuotta kokemusta puhelinasiakaspalvelusta, pystyy aloittamaan kolmen viikon kuluttua ja voi tehdä iltavuoroja. Palkkatoive on hieman yli ilmoitetun haarukan. Varsinaisessa haastattelussa kannattaa tarkentaa kokemusta reklamaatiotilanteista.

Tällainen yhteenveto auttaa. Pelkkä pistemäärä ei auta, jos kukaan ei tiedä mitä se tarkoittaa.

Hakijan pitää tietää, mitä tapahtuu

Työhaastatteluun liittyy aina valta-asetelma. Siksi AI-puhelun pitää olla hakijalle erityisen selkeä. Alussa pitää kertoa, että kyse on tekoälyavusteisesta esikarsinnasta, vastaukset tallennetaan rekrytointiprosessia varten ja ihminen käy yhteenvedot läpi.

Hyvä aloitus on esimerkiksi:

Tämä on työnantajan esikarsintapuhelu. Keskustelua hoitaa AI-puhelinpalvelu, ja vastauksistasi tehdään yhteenveto rekrytoijalle. Voit vastata lyhyesti omin sanoin. Jos et halua jatkaa puhelua, voit keskeyttää ja olla yhteydessä rekrytoijaan kirjallisesti.

Tuo ei ehkä voita copywriting-palkintoja. Hyvä. Rekrytoinnissa selkeys voittaa nokkeluuden.

Hakijalle kannattaa myös kertoa, milloin seuraava tieto tulee. Epävarmuus on hakijakokemuksen suurin pilaaja. Jos AI-puhelu päättyy tyhjään, se tuntuu mustalta aukolta.

Milloin AI-puhelu kannattaa siirtää ihmiselle?

AI:n pitää osata lopettaa. Se on yksi laadukkaan järjestelmän tärkeimmistä merkeistä.

Siirto tai ihmisen jälkikontakti tarvitaan ainakin silloin, kun:

• hakija kertoo tarvitsevansa erityisjärjestelyä
• hakija kysyy työsuhteen ehdoista, joihin AI:lla ei ole varmaa vastausta
• vastaus on ristiriidassa hakemuksen kanssa
• hakija kokee järjestelmän epäselväksi
• puhelun äänenlaatu on huono
• hakija antaa arkaluonteista tietoa, jota ei pidä käsitellä automaattisesti

AI-puhelu ei saa pakottaa hakijaa muottiin. Jos tilanne ei sovi runkoon, järjestelmän pitää kirjata asia ja ohjata se ihmiselle.

Rekrytoijan työpöytä: mitä yhteenvedossa pitää näkyä?

AI-puhelun jälkeen rekrytoija ei tarvitse raakaa transkriptiota ensimmäiseksi. Hän tarvitsee tiiviin näkymän.

Hyvä yhteenveto sisältää:

• hakijan perustiedot ja haettu rooli
• puhelun tila: valmis, kesken, ei tavoitettu
• pakollisten ehtojen täyttyminen
• 3–5 tärkeintä vastausta
• mahdolliset riskit tai epäselvyydet
• hakijan omat kysymykset
• ehdotettu seuraava vaihe
• linkki transkriptioon, jos sellainen on tarpeen

Tärkeää on erottaa faktat ja tulkinnat. Faktat ovat hakijan vastauksia. Tulkinnat ovat AI:n ehdotuksia. Käyttöliittymässä niiden pitää näyttää eri asioilta.

Tietosuoja ja säilytysaika

Työhaastattelun esikarsinnassa käsitellään henkilötietoja. Yrityksen pitää tietää, mitä tallennetaan ja kuinka kauan. Kaikkia puheluja ei tarvitse säilyttää ikuisesti vain siksi, että se on teknisesti mahdollista.

Käytännössä kannattaa sopia:

• tallennetaanko ääni vai pelkkä tekstiyhteenveto
• kuka pääsee tietoihin
• milloin tiedot poistetaan
• miten hakija voi pyytää tietonsa
• miten virheellinen tieto korjataan
• miten AI:n kysymysrunko hyväksytään ennen käyttöä

Jos rekrytointiprosessi on jo dokumentoitu, AI-puhelu lisätään siihen yhtenä käsittelyvaiheena. Jos prosessia ei ole dokumentoitu, AI paljastaa sen nopeasti. Ikävä mutta hyödyllinen sivuvaikutus.

Mittarit pilotille

AI-esikarsinnan onnistumista ei mitata vain sillä, säästettiinkö aikaa. Se pitää mitata myös hakijakokemuksella ja laadulla.

Seuraa ainakin:

• tavoitettujen hakijoiden osuus
• puhelun loppuun suorittaneiden osuus
• keskimääräinen puhelun kesto
• rekrytoijan säästämä aika
• virheelliset tai puutteelliset yhteenvedot
• jatkoon valittujen laatu rekrytoijan arvion mukaan
• hakijapalaute
• ihmiskontaktia pyytäneiden määrä

Jos hakijat keskeyttävät paljon, puhelu on liian pitkä tai aloitus epäselvä. Jos rekrytoijat eivät luota yhteenvetoihin, kysymysrunko tai arviointilogiikka pitää korjata.

Yhteenveto

Työhaastattelun esikarsinta AI-puhelulla toimii, kun se pidetään rajattuna. AI kysyy perusasiat, kokoaa vastaukset ja nostaa epäselvät kohdat. Ihminen arvioi, päättää ja kohtaa hakijan seuraavassa vaiheessa.

Paras käyttötilanne on volyymihaku, jossa samaa tietoa kysytään kymmeniltä tai sadoilta hakijoilta. Huonoin käyttötilanne on sellainen, jossa AI:lle yritetään ulkoistaa harkinta, jota kukaan ei ole itse määritellyt.

Aisteri toteuttaa puhe-AI-ratkaisuja, joissa kysymysrunko, integraatiot ja mittarit rakennetaan yrityksen prosessin ympärille. Kysy lisää — ota yhteyttä tai kokeile /konfiguraattori-sivulla, millainen pilotti sopisi omaan rekrytointiin.