AI-kartoitus yritykselle, mitä ensimmäisen 30 päivän aikana tapahtuu?

AI-kartoitus kuulostaa monen korvaan raskaalta esiselvitykseltä, vaikka sen pitäisi olla juuri päinvastoin. Hyvä kartoitus lyhentää matkaa toteutukseen, koska se pakottaa tekemään muutaman tärkeän päätöksen ajoissa.

Ensimmäisten 30 päivän aikana ei siis pitäisi syntyä valtavaa strategiaraporttia, vaan selkeä ymmärrys siitä, mihin AI sopii, mitä dataa voidaan käyttää ja mikä kannattaa viedä tuotantoon ensin.

Viikko 1: tavoite, omistajat ja nykytilanne

Kartoitus alkaa siitä, että liiketoiminnan tavoite laitetaan pöydälle ilman teknistä savuverhoa. Halutaanko vapauttaa työaikaa, nopeuttaa myyntiä, parantaa asiakaspalvelua, vähentää virheitä vai saada raportointi kuntoon?

Samalla tunnistetaan omistajat. Jos kukaan ei omista prosessia tai dataa, AI-hankkeesta tulee helposti sivuprojekti. Siksi ensimmäinen viikko on usein enemmän johtamisen kuin teknologian työtä.

Tyypillisesti ensimmäisellä viikolla käydään läpi:

• mitä prosesseja tehdään käsin eniten
• missä kohtaa syntyy viiveitä, virheitä tai pullonkauloja
• mitä järjestelmiä prosessiin liittyy
• kuka omistaa nykytilan ja kuka hyväksyy muutokset

Viikko 2: data, järjestelmät ja prosessin todellisuus

Toisella viikolla ideat testataan todellisuutta vasten. Moni hyvältä kuulostava AI-ajatus kaatuu siihen, että data on hajallaan, oikeuksia ei ole tai prosessi muuttuu tapauskohtaisesti liikaa. Juuri siksi tämä vaihe on arvokas.

Kartoituksessa katsotaan yleensä ainakin dataa näistä kulmista:

• missä järjestelmissä olennainen tieto elää
• onko tieto rakenteista vai vapaata tekstiä
• miten paljon tietoa syntyy ja kuinka usein
• kuinka paljon data vaatii siivousta ennen käyttöä
• onko mukana henkilötietoja, luottamuksellista sisältöä tai muuta riskitasoa nostavaa aineistoa

Tässä kohtaa käydään myös prosessi askel askeleelta läpi. Paperilla tehokas työnkulku voi olla arjessa sarja kiertoteitä, poikkeuksia ja manuaalisia varmennuksia. Ne on nähtävä ennen kuin mitään kannattaa automatisoida.

Viikko 3: käyttökohteiden priorisointi ja riskit

Kun nykytila on näkyvissä, alkaa varsinainen priorisointi. Tässä vaiheessa erotellaan kiinnostavat ideat toteuttamiskelpoisista kohteista. Usein lopputulos ei ole pitkä backlog, vaan yllättävän lyhyt lista.

Hyvä priorisointi arvioi vähintään nämä:

• liiketoimintahyöty, eli mitä ajassa, kapasiteetissa tai laadussa voi muuttua
• toteutuskelpoisuus, eli onko dataa, omistajaa ja järjestelmäpääsyä
• riskitaso, eli vaikuttaako ratkaisu asiakaskokemukseen, tietosuojaan tai kriittiseen operointiin
• laajennettavuus, eli voiko ensimmäisestä sprintistä kasvaa myöhemmin järkevä kokonaisuus

Juuri tässä kohdassa moni yritys huomaa, että ensimmäinen järkevä kohde ei ole näyttävin. Se on se, jossa saadaan nopeasti luotettava tulos.

Viikko 4: johdon deliverablesit ja ensimmäinen sprintti

Neljännellä viikolla kartoituksen pitää muuttua päätösmateriaaliksi. Johto ei tarvitse lisää muistiinpanoja, vaan selkeän listan siitä mitä tehdään, miksi, millä aikataululla ja millä mittareilla.

Tyypilliset deliverablesit ovat:

• priorisoitu lista käyttötapauksista
• suositus ensimmäisestä sprintistä ja sen rajauksesta
• ehdotettu työkalupino ja integraatiot
• alustava ROI- ja kustannusmalli
• riskit, riippuvuudet ja päätökset jotka pitää tehdä ennen toteutusta

Jos kartoitus on tehty hyvin, neljännen viikon lopussa tiedetään kuka omistaa seuraavan vaiheen, mitä rakennetaan ensin ja mitä ei vielä rakenneta. Se on paljon arvokkaampaa kuin paksu raportti ilman päätöksiä.

Mitä johdon pitäisi odottaa kartoitukselta?

Johdon kannattaa odottaa kolmea asiaa. Ensiksi, näkyvyyttä siihen missä AI tuottaa oikeasti arvoa. Toiseksi, realismia siitä mitä ei vielä kannata tehdä. Kolmanneksi, päätöspohjaa joka mahdollistaa ensimmäisen sprintin käynnistämisen nopeasti.

Jos kartoituksen lopputulos on vain lista inspiroivia ideoita, työ jäi kesken. Jos taas lopputulos on rajattu ensimmäinen toteutus, omistaja, mittarit ja kustannusrunko, kartoitus teki tehtävänsä.

Yhteenveto

AI-kartoituksen ensimmäiset 30 päivää ovat käytännössä päätösten valmistelua. Prosessit, data, riskit, työkalut ja liiketoiminnan tavoitteet tuodaan samaan kuvaan, jotta ensimmäinen toteutus voidaan käynnistää ilman arvailua.

Jos haluat jatkaa tästä suoraan toteutettavaan malliin, lue myös mitä AI-konsultoinnissa oikeasti ostetaan, tarkista ROI-laskennan periaatteet tai katso AI-konsultoinnin palvelu.