AI-workshop yritykselle, mitä yhdestä päivästä pitää oikeasti jäädä käteen?

AI-workshop kuulostaa helposti pehmeältä ideointipäivältä, mutta parhaimmillaan se on yksi tehokkaimmista tavoista saada johto, prosessin omistajat ja toteuttajat tekemään samat päätökset saman päivän aikana. Silloin workshop ei jää muistiinpanoksi vaan muuttuu backlogiksi.

Huono AI-workshop tuottaa pitkän listan mahdollisuuksia. Hyvä AI-workshop tuottaa rajatun näkymän siihen, mitä tehdään ensin, kuka omistaa työn ja millä mittareilla onnistumista seurataan.

Ketkä workshopiin kannattaa kutsua?

Liian pieni ryhmä tekee päätöksiä ilman todellista prosessitietoa. Liian suuri ryhmä taas hukuttaa päivän yleiseen keskusteluun. Usein hyvä kokoonpano on:

• liiketoimintavastuullinen tai johtoryhmän edustaja
• prosessin omistaja, esimerkiksi myynnin, asiakaspalvelun tai operaatioiden vetäjä
• yksi tai kaksi avainkäyttäjää, jotka tuntevat arjen poikkeukset
• tekninen yhteyshenkilö, joka tietää järjestelmärajat ja integraatiot
• fasilitoija, joka pitää keskustelun päätöksissä eikä sivuraiteilla

Tavoite ei ole saada koko organisaatiota paikalle. Tavoite on saada oikeat ihmiset samaan huoneeseen riittävän pitkäksi aikaa.

Mitä päivän aikana pitää saada aikaan?

Toimiva agenda etenee yleensä neljässä osassa.

1. Liiketoimintatavoite näkyviin

Päivä alkaa sillä, että määritellään miksi AI:ta ylipäätään halutaan hyödyntää. Halutaanko nopeampi palvelu, enemmän kapasiteettia, parempi myynnin konversio vai vähemmän käsityötä? Ilman tätä käyttötapauksia ei voi arvioida järkevästi.

2. Nykyprosessi pöydälle

Seuraavaksi katsotaan miten työ tehdään nyt. Missä syntyy viivettä, missä syntyy virheitä ja missä ihmiset tekevät mekaanista tulkintatyötä. Tässä kohtaa käytännön ihmiset ovat kullanarvoisia.

3. Käyttötapaukset prioriteettijärjestykseen

Kun nykytila on näkyvissä, ideat arvioidaan liiketoimintahyödyn, toteutuskelpoisuuden ja riskin kautta. Tavoite ei ole kerätä mahdollisimman monta ideaa, vaan löytää yksi tai kaksi ensimmäistä kohdetta.

4. Sprintin rajaus ja seuraavat päätökset

Päivän lopussa pitää tietää:

• mikä käyttötapaus valitaan ensimmäiseksi
• mikä on onnistumisen mittari
• kuka omistaa seuraavan vaiheen
• mitä dataa, pääsyjä tai päätöksiä tarvitaan ennen aloitusta

Jos nämä puuttuvat, workshop jäi kesken vaikka keskustelu olisi ollut hyvä.

Mitä workshopista pitäisi jäädä käteen?

Yrityksen näkökulmasta workshopin arvo näkyy vasta tuotoksissa. Hyödyllisiä deliverableseja ovat esimerkiksi:

• priorisoitu käyttötapauslista
• kuvaus ensimmäisestä pilotista tai sprintistä
• suositus työkalupinosta ja integraatioista
• johdolle sopiva tiivistelmä hyödyistä, kustannuksista ja riskeistä
• lista päätöksistä, jotka pitää tehdä ennen toteutusta

Kun nämä dokumentoidaan hyvin, workshop toimii suoraan siltana AI-konsultoinnista toteutukseen.

Yleisin virhe on jäädä inspiraatiotasolle

Moni workshop epäonnistuu siksi, että päivä käytetään trendien esittelyyn eikä yrityksen omiin prosesseihin. Inspiraatio voi olla hyvä alku, mutta kaupallinen arvo syntyy vasta siitä, että yksi käyttötapaus rajataan ja päätetään.

Siksi workshop kannattaa suunnitella taaksepäin lopputuloksesta. Kysy ensin mitä johdon pitää saada käteen päivän jälkeen. Sen jälkeen päätä agenda.

Yhteenveto

AI-workshop yritykselle on hyödyllinen vain silloin, kun se johtaa päätöksiin. Hyvä päivä tekee näkyväksi liiketoimintatavoitteen, nykyprosessin, tärkeimmät käyttötapaukset ja ensimmäisen sprintin.

Jos haluat jatkaa tästä suoraan pilotin suunnitteluun, lue myös ensimmäisestä AI-pilotista yrityksessä, tarkista AI-strategian käytännön malli tai katso AI-konsultoinnin palvelu.