Ensimmäinen AI-pilotti yrityksessä, näin vältät kalliin kokeilun

Ensimmäinen AI-pilotti on monelle yritykselle ratkaiseva hetki. Jos se onnistuu, organisaatio näkee että tekoäly voi oikeasti auttaa arjessa. Jos se epäonnistuu, AI leimataan helposti kalliiksi kokeiluksi. Siksi ensimmäinen pilotti kannattaa suunnitella erityisen huolellisesti.

Useimmiten pilotti ei kaadu malliin tai teknologiaan. Se kaatuu liian laajaan rajaukseen, epäselvään omistajuuteen tai siihen, ettei hyötyä ole määritelty tavalla, jota voi seurata käytännössä.

Valitse käyttötapaus, joka on tarpeeksi pieni mutta oikea

Ensimmäinen pilotti ei saa yrittää ratkaista koko yrityksen AI-strategiaa yhdellä kertaa. Parempi vaihtoehto on valita yksi prosessi tai työvaihe, jossa hyöty voidaan näyttää nopeasti.

Hyvä pilottikohde täyttää yleensä nämä ehdot:

• prosessi toistuu usein
• nykytilassa on paljon käsityötä, viivettä tai virheitä
• data on ainakin kohtuullisessa kunnossa
• prosessille löytyy selkeä omistaja
• onnistumista voidaan mitata muutamassa viikossa

Esimerkiksi liidien esikvalifiointi, tukipyyntöjen luokittelu, dokumenttien tiivistäminen tai sisäisen raportoinnin automatisointi ovat usein järkeviä ensimmäisiä kohteita.

Sovi mittarit ennen kuin rakennetaan mitään

Pilotti epäonnistuu helposti, jos onnistumista arvioidaan vasta jälkikäteen tunteella. Siksi mittarit pitää päättää etukäteen.

Käytännössä hyödyllisiä mittareita voivat olla esimerkiksi:

• käsittelyaika per tapaus
• vasteaika asiakkaalle tai liidille
• automaation läpi kulkevien tapausten osuus
• virheiden, korjausten tai eskalaatioiden määrä
• käyttäjien säästämä työaika viikossa

Kun mittarit sovitaan ennen toteutusta, pilotista tulee johtamisen työkalu eikä vain tekninen koe.

Rajaa myös se, mitä pilotti ei tee

Yksi tärkeimmistä päätöksistä on se, mitä jätetään ulkopuolelle. Ensimmäinen pilotti voi esimerkiksi käsitellä vain yhden asiakassegmentin, yhden dokumenttityypin tai yhden sisäisen prosessin vaiheen. Tämä ei ole heikkous vaan onnistumisen ehto.

Rajaus auttaa kolmella tavalla:

1. käyttöönotto on nopeampi 2. riskit pysyvät hallittavina 3. opit saadaan talteen ennen laajennusta

Pilotti kannattaa nähdä rajattuna tuotannollisena kokeena, ei puolikkaana lopputuotteena.

Omistaja, käyttäjät ja poikkeustilanteet mukaan heti

Pilotti ei voi olla vain IT:n projekti. Mukana pitää olla prosessin omistaja sekä käyttäjät, jotka työskentelevät ratkaisun kanssa päivittäin. He tuntevat ne poikkeukset, joita dokumentaatiosta ei näe.

Samalla pitää sopia, mitä tapahtuu silloin kun AI ei ole varma. Ohjataanko tapaus ihmiselle, pyydetäänkö lisädataa vai keskeytetäänkö käsittely? Poikkeuspolku on usein tärkeämpi kuin onnellinen peruspolku.

Milloin pilotti on valmis laajennettavaksi?

Pilottia ei kannata laajentaa siksi, että ensimmäinen demo näyttää hyvältä. Laajennus on perusteltu vasta kun:

• perusmittarit osoittavat hyötyä
• poikkeustilanteet on nähty riittävän monta kertaa
• käyttäjät luottavat prosessiin
• ylläpitovastuu ja jatkokehitys on sovittu

Tässä vaiheessa pilotista tulee oikea toimitusmalli. Silloin sitä voi laajentaa uuteen tiimiin, uuteen prosessiin tai uuteen kanavaan ilman että kaikki alkaa alusta.

Yhteenveto

Ensimmäinen AI-pilotti yrityksessä onnistuu, kun rajaus on tiukka, mittarit ovat selkeät ja omistaja on tiedossa. Teknologia on tärkeä osa kokonaisuutta, mutta kaupallinen hyöty syntyy vasta silloin kun pilotti ratkaisee oikean ongelman oikeassa prosessissa.

Jos haluat välttää yleisimmät virheet jo ennen aloitusta, lue myös AI-workshop yritykselle, käy läpi AI-projektin ROI-laskenta tai katso suoraan AI-konsultoinnin palvelu.