AI-workshop agenda - näin rakennat päivän joka päättyy päätöksiin

Moni AI-workshop epäonnistuu jo ennen kuin ensimmäinen kahvi on kaadettu. Syy ei ole osallistujissa eikä välttämättä edes aiheessa. Syy on agenda, joka yrittää miellyttää kaikkia ja päätyy siksi olemaan hyödyllinen ei kenellekään.

Jos päivän ohjelmassa on vähän inspiraatiota, vähän trendikatsausta, vähän ideointia ja lopuksi kiireinen yhteenveto, lopputulos on lähes aina sama: ihmisillä on tunne että keskustelu oli hyvä, mutta kukaan ei osaa sanoa mitä tehdään maanantaina.

Tässä kohtaa AI-workshopin palvelukuvaus ja käytännön agenda pitää saada samaan linjaan. Workshop on päätöstyökalu, ei kalenteriin mahtunut välipysäkki.

Mitä pitää valmistella ennen päivää?

Hyvä agenda ei pelasta, jos valmistelu on laiska. Ennen workshopia pitää ainakin tietää miksi päivä pidetään ja ketkä tekevät päätökset.

Käytännössä valmistelussa kannattaa varmistaa nämä:

• mikä liiketoimintaongelma päivän pitäisi ratkaista
• ketkä omistavat prosessin, datan ja päätöksen
• mitä aineistoa osallistujien pitää nähdä etukäteen
• mikä on päivän lopputulos yhdellä lauseella

Hyvä lopputulos voi olla esimerkiksi: "valitaan yksi ensimmäinen AI-pilotti, nimetään omistaja ja sovitaan mittarit". Huono lopputulos on jotain tyyliin "saadaan yhteinen käsitys tekoälyn mahdollisuuksista". Se on kohtelias tapa sanoa, ettei päivällä ole vielä kunnollista maalia.

Jos pohjatyö on ohut, kannattaa harkita ensin AI-kartoitusta tai ainakin pientä ennakkoläpikäyntiä. Muuten workshopista tulee paikka, jossa vasta selvitetään perusasioita.

Toimiva AI-workshop agenda yhdelle päivälle

Alla oleva malli toimii yllättävän monessa yrityksessä. Se ei ole pyhä kaava, mutta siinä on tarpeeksi kuria.

09:00-09:30 Tavoite ja rajaus pöydälle

Päivä alkaa sillä, että sanotaan ääneen mitä ollaan ratkaisemassa. Ei koko AI:n tulevaisuutta, vaan yksi yrityksen tilanne. Esimerkiksi liidien käsittely, puheluvolyymin ruuhkat, raportoinnin käsityö tai asiakaspalvelun vasteaika.

Tässä vaiheessa kannattaa myös sopia mikä ei kuulu päivään. Jos joku yrittää tuoda samaan keskusteluun koko datastrategian, CRM-uudistuksen ja uuden verkkosivun, workshop hajoaa heti.

09:30-10:30 Nykyprosessi auki ilman kaunistelua

Tämä osuus ratkaisee paljon. Miten työ kulkee nyt? Missä joku kopioi tietoa käsin? Missä asiakas odottaa? Missä päätös jumittaa? Missä data puuttuu tai on väärässä paikassa?

Tärkeintä on saada oikeat arjen ihmiset ääneen. Jos päivä jää johdon yleiselle tasolle, syntyy hienoja lauseita mutta huonoja rajauksia.

10:45-12:00 Käyttötapausten pisteytys

Kun nykytila on näkyvissä, ideat laitetaan riviin. Tässä kohtaa ei tarvitse teeskennellä, että kaikki ovat yhtä hyviä. Usein ei ole.

Käyttötapauksia voi arvioida vaikka neljällä kysymyksellä:

• paljonko tästä tulee hyötyä liiketoiminnalle
• onko dataa ja järjestelmäpääsyä oikeasti olemassa
• kuinka suuri riski liittyy asiakaskokemukseen tai operointiin
• voiko tästä kasvaa myöhemmin järkevä kokonaisuus

Lounastauolle pitäisi mennä niin, että pöydällä on jo selkeä top 2 tai top 3. Jos vaihtoehtoja on edelleen kaksitoista, fasilitointi on jäänyt liian pehmeäksi.

13:00-14:00 Ensimmäisen sprintin rajaus

Iltapäivällä valitaan yksi kohde ja tehdään siitä oikea aloituskelpoinen kokonaisuus. Tässä vaiheessa päätetään esimerkiksi:

• mitä prosessin osaa pilotoidaan ensin
• mitä jätetään ulkopuolelle
• kuka omistaa työn
• millä mittareilla onnistumista seurataan
• mitä pääsyjä, aineistoa tai päätöksiä tarvitaan heti seuraavaksi

Tämä kohta erottaa hyvän AI-workshopin seminaarista. Jos sprinttiä ei saada rajattua, ongelma on yleensä joko heikko valmistelu tai liian suuri kunnianhimo.

14:00-15:00 Päätökset, omistajat ja seuraava kalenterikutsu

Loppuun pitää jäädä lista päätöksiä, ei vain muistio. Yksi käytännöllinen testi on tämä: voiko joku osallistujista lähettää päivän päätteeksi viestin, jossa lukee mitä tehdään, kuka tekee ja milloin seuraava tarkistus on.

Jos vastaus on ei, agenda oli edelleen liian löysä.

Mitä fasilitaattorin pitää suojella päivän aikana?

Fasilitaattorin tärkein tehtävä ei ole pitää tunnelmaa korkealla. Tärkein tehtävä on suojella päivää kolmelta klassiselta ongelmalta.

Ensimmäinen ongelma on hypekeskustelu. Kun keskustelu karkaa siihen mitä AI ehkä joskus voisi tehdä, yrityksen oma nykytila katoaa pöydältä.

Toinen ongelma on puolustelu. Ihmiset alkavat selittää miksi jokin prosessi on hankala eikä miksi se pitäisi nähdä selvästi. Silloin nykytilan rehellinen kuva pehmenee liikaa.

Kolmas ongelma on ystävällinen epämääräisyys. Kaikki nyökyttelevät, mutta kukaan ei valitse. Sitä vastaan pitää olla aika tyly. Workshop on juuri se paikka, jossa valinta tehdään.

Mitä päivän jälkeen pitää olla olemassa?

Päivän päätteeksi pitäisi löytyä ainakin nämä:

• priorisoitu lista käyttötapauksista
• valittu ensimmäinen kohde
• omistaja ja päätöksentekijä
• alustavat mittarit
• seuraavat konkreettiset toimenpiteet

Hyvä lisä on myös lyhyt yhteenveto johdolle. Ei kuusikymmentä diaa, vaan muutama suora vastaus: mitä tehdään, miksi juuri tämä, mitä se vaatii ja milloin nähdään ensimmäinen hyöty.

Jos tämä osa kuulostaa jo enemmän AI-konsultoinnilta kuin perinteiseltä työpajalta, hyvä. Sitä tämä käytännössä onkin.

Milloin workshop kannattaa jättää pitämättä?

Kaikkea ei pidä ratkaista workshopilla. Jos omistaja puuttuu, päätöksenteko ei ole mukana tai yritys ei vielä tiedä mitä prosessia pitäisi edes katsoa, päivän järjestäminen voi olla ennenaikaista.

Silloin järkevämpi alku voi olla pienempi kartoitus, aineiston keruu tai pari avainhaastattelua. Workshop toimii parhaiten silloin, kun keskustelulle on jo materiaalia ja päivälle on olemassa oikea päätöspaine.

Yhteenveto

Toimiva AI-workshop agenda on aika käytännöllinen asia. Se pakottaa ihmiset katsomaan nykyprosessia ilman koristeita, pisteyttämään vaihtoehdot ja valitsemaan ensimmäisen sprintin ennen kuin päivä loppuu.

Jos agenda ei johda päätökseen, se oli lähinnä kallis keskustelu. Jos taas päivän jälkeen tiedetään mitä tehdään, kuka omistaa työn ja mitä seuraavaksi tarvitaan, workshop teki tehtävänsä.

Jos haluat nähdä miten tämä sidotaan suoraan toteutukseen, jatka ensimmäisen AI-pilotin oppaaseen, lue AI-kartoituksen 30 päivän malli tai katso suoraan AI-workshop palveluna.